ClickUp-Alternativen (2026): Einfachere Tools, ohne KI-Aufpreis

Kurzantwort: Wenn ClickUp Ihnen zu umfangreich ist, ist Asana der nächstliegende vollwertige Projektmanager mit übersichtlicherem Aufbau, Trello das einfachste Board (5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung), und Basecamp berechnet einen monatlichen Pauschalpreis statt eines Preises pro Nutzer. Softwareteams sollten sich Linear ansehen. Für ein kleines Team, das hauptsächlich eine To-do-Liste braucht, genügt Todoist. monday.com eignet sich für Teams, die die Flexibilität von ClickUp bei geringerem Einrichtungsaufwand wünschen, und Toggl verbindet einfache Planung mit Zeiterfassung. Wenn Sie Ihre Daten auf dem eigenen Server behalten möchten, ist Plane Open Source. Stand: 9. November 2026.

So haben wir geprüft: Tarife, Preise, Limits und KI-Kontingente stammen von der jeweiligen Preisseite des Anbieters, abgerufen am 9. November 2026, die Lizenz von Plane aus dessen GitHub-Repository. Die Preise gelten in US-Dollar pro Nutzer und Monat, sofern nicht anders angegeben. Wo eine Seite etwas nicht angab, steht in der Tabelle „Nicht angegeben“. Wir haben nicht dasselbe Projekt durch alle Tools geführt, daher bewertet dieser Leitfaden weder Geschwindigkeit noch Bedienbarkeit anhand eigener Tests.

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ClickUp versucht, Aufgaben, Dokumente, Chat, Whiteboards, Ziele, Dashboards und KI in einer App zu vereinen. Das ist sein Verkaufsargument und zugleich der Grund, warum die meisten Nutzer wechseln. Die Beschwerden wiederholen sich in Bewertungen und Forenbeiträgen:

• Zu viele Optionen. Spaces, Folders, Lists, benutzerdefinierte Felder, Status und eine lange Liste von Ansichten. Ein Team, das ein Board wollte, pflegt am Ende ein ganzes System.
• Geschwindigkeit. Große Workspaces mit vielen Ansichten und Automatisierungen sind häufig Anlass für Beschwerden über Ladezeiten. Wir haben dies nicht selbst gemessen.
• KI mit Verbrauchszähler. ClickUp Brain ist inzwischen in jedem Tarif enthalten, aber als monatliches Credit-Kontingent. Bei intensiver Nutzung müssen weitere Credits gekauft oder ein höherer Tarif gewählt werden.

Wenn der erste Punkt Ihr Problem ist, brauchen Sie ein Tool, das weniger leistet. Wenn es der dritte ist, brauchen Sie ein Tool, dessen KI entweder ohne Credits enthalten, optional oder gar nicht vorhanden ist.

Die Preisseite von ClickUp nennt Free Forever, Core für $9 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ($12 als regulärer Preis angegeben), Business für $17 ($25 regulär), Enterprise zu einem individuellen Preis und Max für $100 ($120 regulär). Free Forever umfasst 60 MB Speicherplatz und unbegrenzt viele Mitglieder.

Bei der KI steigen die Kosten. ClickUp Brain ist in jedem Tarif als gemeinsamer Credit-Pool enthalten: eine Testphase mit 500 Credits pro Workspace im Tarif Free, 1.000 Credits pro Nutzer und Monat im Tarif Core, 1.500 im Tarif Business, 3.000 im Tarif Enterprise und 10.000 im Tarif Max. Zusätzliche Credits kosten $10 für 10.000. Der Tarif Max für $100 pro Nutzer bei jährlicher Abrechnung existiert hauptsächlich, um mehr KI freizuschalten. Auf der Seite wird nicht angegeben, ob sich die KI abschalten lässt.

Asana deckt ab, wofür die meisten Teams ClickUp nutzen (Projekte, Aufgaben, Zeitleisten, Arbeitsauslastung und Freigaben), mit weniger Ebenen, die eingerichtet werden müssen. Auf der Preisseite sind Personal kostenlos für 2 Nutzer, Starter für 10,99 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (13,49 $ monatlich) ohne Begrenzung der Nutzerplätze sowie Advanced für 24,99 $ (30,49 $ monatlich) aufgeführt.

Auch die KI wird nach Verbrauch abgerechnet, allerdings in kleinen, klar angegebenen Mengen: AI Teammates und Dash enthalten 5 Anfragen pro Nutzer und Monat (bis zu 50 pro Konto bei Starter und Advanced), zusätzliche Anfragen kosten 0,50 $ im Voraus bezahlt oder 0,60 $ bei Abrechnung nach Verbrauch. Nicht geeignet für: Teams, die Dokumente, Chat und Whiteboards in derselben App wünschen. Asana bleibt auf die Arbeitsverfolgung konzentriert.

Trello ist ein Board aus Karten und kaum mehr, und genau das ist der Sinn. Die Preise von Trello führen Free für bis zu 10 Mitwirkende pro Workspace und 10 Boards auf, Standard für 5 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (6 $ monatlich) mit unbegrenzten Boards und KI sowie Premium für 10 $ (12,50 $ monatlich), das weitere Ansichten bietet.

Nicht geeignet für: Teams, die Abhängigkeiten, Auslastungsplanung oder detaillierte Berichte benötigen. Das sind die Funktionen, die ClickUp schwerfällig machen, und Trello lässt sie größtenteils weg.

monday.com kommt ClickUp im Funktionsumfang am nächsten: Boards, Automatisierungen, Dashboards und viele Spaltentypen. Der Unterschied: Sie beginnen mit einem funktionierenden Board und erweitern es, statt zuerst eine Hierarchie zu entwerfen. Auf der Preisseite sind Basic für 9 $ pro Platz und Monat, Standard für 12 $ und Pro für 19 $ bei jährlicher Abrechnung aufgeführt; der monatliche Preis wird nicht angezeigt, und die Seite gibt an, dass die jährliche Zahlung 18 % spart. Die Tarife beginnen bei 3 Plätzen. Der kostenlose Tarif umfasst bis zu 2 Plätze, 3 Boards und 3 Dokumente.

Auch hier nutzt die KI Credits: 1.000 pro Monat bei Basic, 2.000 bei Standard und 3.000 bei Pro, weitere können zugekauft werden. Man entkommt der verbrauchsabhängigen KI also nicht; es ist lediglich ein einfacherer Ort zum Arbeiten. Nicht geeignet für: einzelne Nutzer oder Zweierteams, wegen des Mindestumfangs von 3 Plätzen.

Basecamp ist bewusst das Gegenteil von ClickUp: Jedes Projekt erhält dieselben wenigen Werkzeuge (To-dos, ein Nachrichtenbrett, einen Zeitplan, Dokumente und Chat), und es gibt kaum etwas zu konfigurieren. Auf der Preisseite sind Pauschalpreise ohne Gebühren pro Nutzer aufgeführt: Freelancer 29 $ im Monat (3 Projekte, 5 Nutzer), Pro 79 $ (8 Projekte, 10 Nutzer), Pro Plus 99 $ (12 Projekte, 15 Nutzer) und Pro Unlimited für 199 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung oder 329 $ monatlich, mit unbegrenzten Projekten und Nutzern. Der kostenlose Tarif umfasst 1 Projekt und 3 Nutzer. Kostenpflichtige Tarife haben eine 30-tägige Testphase ohne Karte.

Nicht geeignet für: Teams, die benutzerdefinierte Felder, Gantt-Diagramme oder detaillierte Berichte wünschen. Basecamp versucht nicht, eine Datenbank zu sein.

Notion ersetzt ClickUp Docs und ein leichteres Aufgabenboard zugleich. Die Preise von Notion führen Free, Plus für 10 $ pro Mitglied und Monat und Business für 20 $ auf, mit bis zu 20 % Rabatt bei jährlicher Abrechnung. Der kostenlose Tarif begrenzt Blöcke, sobald ein Workspace zwei oder mehr Mitglieder hat, und speichert 7 Tage Seitenverlauf.

Bei der KI ist Notion das deutlichste Beispiel für einen Aufpreis: Free und Plus erhalten nur eine begrenzte Testversion, und Notion AI (Agent, Meeting-Notizen und Unternehmenssuche) ist erst ab Business für 20 $ enthalten. Nicht geeignet für: Teams, die echte Projektverfolgung mit Abhängigkeiten und Auslastungsansichten benötigen. Sie lassen sich in Notion aufbauen, aber Sie pflegen dann wieder ein eigenes System.

Wenn ClickUp bei Ihnen vor allem der Issue-Tracker ist, ist Linear genau für diese eine Aufgabe gebaut: Issues, Zyklen, Projekte und Roadmaps, mit schneller, tastaturorientierter Navigation. Die Preise von Linear führen Free mit 250 Issues und 2 Teams, Basic für 10 $ pro Nutzer und Monat und Business für 16 $ auf, beide jährlich abgerechnet; monatliche Preise werden nicht angezeigt.

Die Agent-Funktionen und der MCP-Zugriff von Linear sind für alle Tarife aufgeführt, einige davon (etwa der Cloud-Coding-Agent) erfordern jedoch AI Credits, und Triage Intelligence und Insights gibt es nur mit Business. Nicht geeignet für: Marketing, Betrieb oder Kundenarbeit. Linear hat klare Vorstellungen davon, wie Software entwickelt wird.

Viele kleine Teams sind für Aufgabenlisten zu ClickUp gewechselt und haben stattdessen ein Projektsystem vorgefunden. Todoist ist ein schneller Aufgabenmanager mit gemeinsamen Projekten. Die Preise führen Beginner kostenlos (5 persönliche Projekte, 5 Personen pro Projekt), Pro für 5 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung (7 $ monatlich) und Business für 8 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (10 $ monatlich) auf.

Task Assist und Email Assist sind ab Pro enthalten, ohne dass ein separates Credit-Paket angegeben ist. Nicht geeignet für: Projektzeitleisten, Auslastungsplanung oder Kundenberichte.

Toggl vereint Toggl Track (Zeiterfassung) und Toggl Plan (Planung) in einem Preis. Die Planung umfasst Board-, Aufgabenlisten-, Zeitleisten- und Kalenderansichten, und Sie können erfasste Zeit mit Schätzungen vergleichen. Auf der Preisseite von Toggl sind Free für bis zu 3 Nutzer, Starter für 9 $ pro Nutzer und Monat und Premium für 16 $ zum Jahrespreis aufgeführt, gegenüber 12 $ und 24 $ bei monatlicher Abrechnung. Zeitleistenansichten und Meilensteine gibt es ab Starter; Dashboards mit Ist-Werten im Vergleich zu Schätzungen sind in Premium enthalten.

Das ist die Wahl für Agenturen und Freiberufler, die ClickUp hauptsächlich zum Planen von Arbeit und zum Erfassen von Stunden genutzt haben. Nicht geeignet für: Teams, die Dokumente, Wikis oder komplexe Automatisierungen benötigen.

xTiles organisiert Notizen, Aufgaben und Pläne als Kacheln auf einer Seite, eher ein visuelles Notizbuch als eine Projektdatenbank. Auf der Preisseite sind Free (3 persönliche Spaces, 1 gemeinsamer Space, 1.000 AI Credits), Plus für 12,42 $ pro Nutzer und Monat und Pro für 24,92 $ aufgeführt, wobei 19 $ und 35 $ durchgestrichen angezeigt werden. Die Seite nennt den Abrechnungszeitraum nicht; die angezeigten „Save“-Beträge entsprechen der jährlichen Abrechnung. Plus enthält die unbegrenzte Nutzung des KI-Assistenten; Pro bietet zusätzlich unbegrenzte gemeinsame Spaces.

Nicht geeignet für: Teams, die Zuweisungen, Abhängigkeiten und Berichte über viele Projekte hinweg benötigen. xTiles eignet sich für eine einzelne Person oder eine kleine Gruppe, die visuell plant.

Reclaim.ai ist kein Projektmanager. Es übernimmt Aufgaben aus Ihrem Aufgaben-Tool und plant sie als Blöcke in Ihrem Google- oder Outlook-Kalender, um Meetings und Fokuszeit herum. Die Preise von Reclaim führen Lite kostenlos (1 Nutzer, Planungszeitraum von 1 Woche, 1 Kalendersynchronisierung), Starter für 10 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung (12 $ monatlich) und Business für 15 $ (18 $ monatlich) auf. Kostenpflichtige Tarife verbinden sich mit Todoist, Asana, ClickUp, Jira und Linear.

Es passt in zwei Fällen: neben einem einfacheren Tool aus dieser Liste oder neben ClickUp selbst, wenn Sie sich von der KI von ClickUp Hilfe bei der Entscheidung wünschten, wann die Arbeit erledigt wird. Nicht geeignet für: alle, die einen Ort zum Speichern von Projekten suchen.

Plane ist ein Open-Source-Projekttool mit Issues, Zyklen, Modulen und Seiten. Das Repository steht unter der Lizenz AGPL-3.0, und laut FAQ kann es selbst gehostet werden. In der Cloud führen die Preise von Plane Free für bis zu 12 Nutzer, Pro für 6 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (8 $ monatlich) und Business für 13 $ (15 $ monatlich) auf. Die Seite gibt nicht an, welche Platzpreise für selbst gehostete Installationen gelten.

Nicht geeignet für: Teams ohne jemanden, der einen Server betreibt und aktualisiert, es sei denn, sie nutzen die Cloud-Tarife.

Bevor Sie wechseln, lohnt sich der Versuch mit einem kleineren ClickUp. Blenden Sie die Ansichten und Funktionen aus, die Ihr Team nicht nutzt, reduzieren Sie auf einen Space und nutzen Sie die KI mit dem Guthaben, das Ihr Tarif bereits enthält. Wenn es danach immer noch nicht passt, sind die oben genannten Tools die sauberere Lösung. Falls Sie neu dabei sind: Der Tarif Free Forever von ClickUp hat unbegrenzt viele Mitglieder, sodass Sie ein reduziertes Setup testen können, ohne zu zahlen.

• Sie möchten dieselbe Art von Tool, aber ohne Überladung: Asana oder monday.com, wenn Ihr Team gern eigene Boards baut.
• Sie möchten möglichst wenig Einarbeitung: Trello für Boards, Todoist für Listen.
• Sie haben die Rechnungen pro Nutzer satt: Basecamp, ab 29 $ im Monat pauschal für bis zu 5 Nutzer oder 199 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für unbegrenzt viele Nutzer.
• Sie möchten für KI nicht extra zahlen: Trello und Todoist enthalten ihre KI-Funktionen in den günstigeren kostenpflichtigen Tarifen; auf den Seiten von Basecamp und Plane werden keine KI-Funktionen genannt. Notion ist hier der Anbieter, den man im Blick behalten sollte, da die KI dort bei $20 pro Mitglied beginnt.
• Sie entwickeln Software: Linear oder Plane, falls es Open Source sein muss.
• Sie rechnen nach Stunden ab: Toggl, das Planung und Zeiterfassung in einem Abonnement vereint.
• Ihr eigentliches Problem ist die Zeit, nicht die Aufgaben: Ergänzen Sie Reclaim.ai zu dem Aufgabentool, das Sie behalten.

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Was ist die beste Alternative zu ClickUp?

Für die meisten Teams Asana: Es deckt Projekte, Zeitpläne und Arbeitslasten ab und erfordert weniger Konfiguration, ab $10.99 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Trello ist die einfachste Option, Basecamp hat eine Pauschalpreisgestaltung, und Linear ist die bessere Wahl für Softwareteams.

Gibt es eine einfachere Alternative zu ClickUp?

Ja. Trello (Boards, ab $5 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung), Todoist (Aufgabenlisten, Business ab $8 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung) und Basecamp (ein fester Satz an Tools pro Projekt, Pauschalpreis ab $29 pro Monat) leisten alle deutlich weniger als ClickUp, und zwar absichtlich.

Was kostet ClickUp Brain?

Laut der Preisseite von ClickUp ist Brain in jedem Tarif als gemeinsamer KI-Credit-Pool enthalten: eine Testphase mit 500 Credits im Tarif Free, 1.000 Credits pro Nutzer und Monat im Tarif Core, 1.500 im Tarif Business, 3.000 im Tarif Enterprise und 10.000 im Tarif Max für $100 pro Nutzer. Zusätzliche Credits kosten $10 für 10.000.

Gibt es eine kostenlose Open-Source-Alternative zu ClickUp?

Plane ist unter der Lizenz AGPL-3.0 Open Source und kann selbst gehostet werden. Die Cloud-Version ist für bis zu 12 Nutzer kostenlos; der Tarif Pro kostet $6 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.