7 alternativas a Microsoft Teams [para mejorar los flujos de trabajo de su equipo en 2023]

Ninguna oficina y flujo de trabajo es ajena a la colaboración digital en equipo hoy en día. Debido a la enorme necesidad de pasar todo a la nube y a la red, las plataformas que permiten a equipos de todo el mundo, independientemente de su geolocalización, trabajar en estrecha colaboración han marcado la diferencia cuando el trabajo remoto se ha convertido en algo realmente esencial. Hemos dejado atrás la mera necesidad de celebrar reuniones en línea, pero ahora también necesitamos una herramienta útil que permita una gestión eficiente de las tareas.

Dicho esto, una de las herramientas más populares en este sentido es, sin duda, Microsoft Teams. Sin embargo, también nos gustaría presentarte algunas alternativas excelentes a Microsoft Teams que pueden resultar la solución adecuada para tu equipo, flujo de trabajo y empresa.

¿Qué es Microsoft Teams?

En pocas palabras, Equipos de Microsoft es una plataforma de comunicación que se ha utilizado más con fines comerciales, ya que crea un entorno de trabajo digital adecuado para los equipos remotos. Las principales características de la plataforma incluyen el chat en vivo y las videoconferencias, pero también hay otras funciones útiles, como la integración del calendario y la posibilidad de compartir documentos.

Como sugiere el nombre de la plataforma, Microsoft Teams está altamente integrado con el ecosistema de Microsoft. Por lo tanto, muchos complementos basados en Microsoft, como Outlook, las aplicaciones de Office, Stream, etc., funcionan a la perfección con Teams. Y si bien puede parecer una gran solución para todos los usuarios de Microsoft, la realidad no es tan ideal, especialmente teniendo en cuenta la necesidad de sincronizarse con otros proveedores, como Google.

¿Por qué considerar las alternativas de Microsoft Teams para la comunicación de su equipo?

No estamos aquí para criticar a Microsoft Teams, pero para todos aquellos equipos remotos que no utilizan ciegamente las herramientas basadas en Microsoft y tienen que sacar el máximo provecho de los diferentes proveedores para mantener un flujo de trabajo fluido, el hecho es que Teams puede no ser la solución ideal.

Para empezar, Microsoft Teams tiene un número limitado de canales, lo que significa que la aplicación de mensajería solo admite 200 canales públicos y 30 privados como máximo. Si estás buscando una línea de comunicación fluida para una empresa con muchos equipos y departamentos, Microsoft Teams se queda corta en este caso.

El otro gran problema es que la configuración de los permisos no es lo suficientemente flexible. Básicamente, no puedes tener un invitado al que hayas invitado a tu canal con un permiso de acceso personalizado. Si añades a alguien, esa persona tendrá acceso total a todo al instante. No creemos que sea una oferta tan buena.

Por último, está la cuestión de la organización limitada. No estamos diciendo que la organización de archivos compartidos en Microsoft Teams sea imposible, pero la organización de archivos compartidos en Microsoft Teams parece imposible. Todos los archivos que se comparten terminan en la sección de archivos de los canales. Y cuando intentas mover esos archivos a carpetas con nombre con la esperanza de organizarlos, los enlaces a esos archivos en los canales de conversación se rompen por completo. Lo que también es un factor decisivo para Microsoft Teams.

Las mejores alternativas de Microsoft Teams que brindan una mejor experiencia de reuniones

Ten en cuenta que la mejor alternativa de Microsoft Teams para ti y tu equipo dependerá en gran medida de lo que tu equipo y tu flujo de trabajo necesiten de dicha plataforma. Al igual que Microsoft Teams, las siguientes plataformas ofrecen un puñado de funciones útiles, pero eso no significa que todas se adapten a las necesidades de tu empresa, al igual que MS Teams no lo hace, ya que estás buscando alternativas. Dicho esto, asegúrate de analizar las siguientes plataformas y sus características en relación con tus operaciones diarias.

1. Cigüeña

Cigüeña, como nos gusta llamarlo, es una máquina del tiempo para las reuniones. Si estás cansado de perderte reuniones o partes importantes de las mismas, la plataforma Stork también puede ser la alternativa a Microsoft Teams que estabas buscando. Básicamente, se trata del espacio de trabajo de un equipo que graba automáticamente todas las reuniones. Además, es un mensajero de voz y vídeo con un potente función de grabación de pantalla, esencial para presentaciones asincrónicas. Esto no solo significa menos ausencias a las reuniones, sino también menos reuniones en general.

Stork ofrece llamadas de voz en directo dentro de los canales que todos los miembros del equipo pueden ver fácilmente durante los primeros 30 segundos y decidir si desean unirse al instante o reproducirlas más tarde cuando sea conveniente. Los usuarios pueden colaborar con mensajes de voz y vídeo, mientras que el grabador de pantalla integrado permite compartirlos en cualquier lugar con fines de venta y promoción.  

Características principales de Stork:

Facilidad de comunicación

Stork permite a los usuarios compartir grabaciones de pantalla, voz y vídeo en la plataforma, lo que significa que los miembros del equipo pueden intercambiar notas de vídeo junto con notas de texto y voz. Los usuarios pueden comunicarse en canales públicos y privados. Los miembros del canal pueden ver los materiales compartidos.

Refrigerador de agua y llamadas de voz

Stork brinda la oportunidad de grabar sus reuniones en Microsoft Teams, Zoom y Google Meets. Todas las llamadas de voz se graban automáticamente sin necesidad de pulsar el botón. Las llamadas dentro de los canales se clasifican como chats de Watercooler a los que pueden unirse los miembros del canal. Las llamadas grabadas se guardan en chats o canales según el lugar donde haya tenido lugar la conversación o la conferencia telefónica, con una calidad excepcional en formato mp4.

Grabaciones automáticas

En lugar de enviar un sinfín de mensajes de Slack o programar una llamada de Zoom, convierte esa conversación en un intercambio de notas en vídeo. La plataforma también te permite pausar la grabación en cualquier momento. Además, cada conversación se puede convertir en un intercambio de notas de vídeo que se puede reproducir hasta el doble de velocidad.

Obtenga notas de texto instantáneas

El reconocimiento de voz transcribirá la nota de vídeo, lo que permitirá al destinatario elegir si quiere leer o escuchar. Ya sea una llamada privada o una conferencia telefónica, siempre tendrá un registro de esa llamada que podrá reproducir en cualquier momento (siempre que haya participado en esa llamada).

Ventajas de Stork:

• Brindamos acceso a todos los registros multimedia en los que participó personalmente, así como a todos los registros multimedia que formaron parte de una conversación pública (dentro de su equipo), independientemente de si es administrador o anfitrión
• Nos aseguramos de que cualquier persona pudiera unirse a la conversación en la que inicialmente solo participaban dos personas para tener una experiencia de chat al estilo de Clubhouse
• Cualquier miembro del canal puede iniciar una conversación de audio en vivo sobre cualquier tema a la que cualquiera pueda unirse

Contras de Stork:

• Es posible que el panel de administración no esté lo suficientemente avanzado para empresas realmente grandes, pero Stork está trabajando actualmente para resolver este problema.

Stork ofrece un plan básico gratuito que parece bastante efectivo para los equipos y las empresas que recién están empezando, mientras que los planes de pago comienzan en 9,99 USD por usuario al mes y se facturan anualmente. Stork ofrece suscripciones totalmente gratuitas para profesores, educadores y organizaciones sin fines de lucro.

2. Equipos de Cisco Webex

Equipos de Cisco Webex, anteriormente conocido como Cisco Spark, es una excelente solución para organizaciones muy grandes que necesitan funciones de nivel empresarial. Cuenta con una buena selección de funciones principales, entre las que se incluyen las videoconferencias, la programación, los chats y el intercambio de archivos. Además de eso, los equipos también pueden utilizar la funcionalidad de la pizarra y aprovechar al máximo las potentes herramientas de colaboración visual de la plataforma.

Características principales de Cisco Webex Teams:

1. Pueden participar hasta 1000 participantes en una videollamada
2. Permite compartir archivos y pantallas
3. Los miembros del equipo pueden intercambiar ideas juntos en una pizarra
4. Permite la grabación fluida de las reuniones y la transcripción casi inmediata de dicha grabación

Ventajas de Cisco Webex Teams:

• Es posible unirse a reuniones y organizarlas en el navegador web, la aplicación de escritorio o el dispositivo móvil
• La plataforma se integra bien con los calendarios de Google y Microsoft.
• Permite a los usuarios enviar mensajes tanto en chats personales como públicos

Contras de Cisco Webex Teams:

• En comparación con otras alternativas de MS Teams, hay un número limitado de integraciones
• Si quieres recibir atención al cliente a través de chats o llamadas, debes cambiarte a un plan de pago
• El plan gratuito no ofrece una opción de grabación de vídeo

Cisco Webex Teams ofrece un plan gratuito, mientras que los planes de pago comienzan en 14,95 USD por host al mes. El precio de Cisco Webex Teams también es su mayor inconveniente, ya que es más caro en comparación con otros competidores de Microsoft Teams.

3. Cisco Jabber

parlotear también es una plataforma producida por Cisco que es adecuada para la comunicación y la colaboración en equipo en línea. Sin embargo, Jabber viene con más funciones en lo que respecta a la comunicación general.

IM y presencia

Gracias a estas funciones, los usuarios pueden disfrutar de una experiencia de chat en tiempo real sin demoras. Además, es posible comprobar la disponibilidad de otros usuarios. Por último, las opciones de chat incluyen tanto a individuos como a grupos enteros, fuera o dentro de la organización.

Telefonía IP de voz y vídeo

Jabber tiene excelentes capacidades para compartir, especialmente cuando se trata de vídeos HD. Al mismo tiempo, la conexión entre los usuarios es estable y segura gracias al control de llamadas del Cisco Unified Communications Manager.

Colaboración para iPad

Las necesidades modernas de las herramientas de colaboración están preparadas para lograr la máxima productividad de los usuarios. Por lo tanto, Jabber ha colaborado con el iPad, lo que permite a los usuarios acceder a muchas funciones en términos de comunicación de voz y vídeo, mensajería y conferencias de voz, mensajería instantánea y telepresencia. La telepresencia es especialmente crucial cuando los miembros del equipo están fuera de su espacio de oficina.

Microsoft Office

Al igual que Webex, Jabber también se sincroniza bien con Microsoft. Y gracias a la integración de Jabber con Microsoft Office, los usuarios que dependen en gran medida de MS también pueden iniciar una reunión, chatear y compartir vídeos o voz al mismo tiempo.

Opte por la movilidad

La función móvil está cuidadosamente diseñada para brindar a los usuarios una experiencia similar a la de un escritorio pero en sus dispositivos móviles. De esa manera, la comunicación es posible desde cualquier dispositivo y ubicación.

Aplicaciones web

El kit de desarrollo de software Jabber permite la comunicación HD cuando se trata de negocios basados en la web. Esto no solo aumenta la productividad, sino que el flujo de trabajo de las tareas seguramente también será más eficiente.

Aunque ambas son Cisco, Webex y Jabber no son totalmente las mismas plataformas. Cada una está diseñada para facilitar un flujo de trabajo específico, según las necesidades de una empresa y un equipo en particular.

Dicho esto, las ventajas de Webex sobre Jabber incluyen:

• Función de reunión de equipo en la que Webex utiliza vídeo, audio y archivos de alta calidad para compartir archivos
• Reuniones simplificadas en las que Webex administra todos los documentos y grabaciones de manera eficiente antes y después de la reunión
• Reuniones eficaces en las que Webex aprovecha al máximo las situaciones de reunión en tiempo real y garantiza un proceso fluido y continuo
• Experiencia presencial en la que Webex permite al usuario activo ocupar una posición central entre todos los demás participantes

Además, las ventajas de Jabber sobre Webex incluyen:

• Presencia en la que Jabber muestra el estado del usuario disponible
• Softphone donde Jabber permite realizar y recibir llamadas desde el escritorio en cualquier lugar
• Los chats individuales y grupales admiten la mensajería instantánea sin demora
• Los usuarios pueden compartir su escritorio con otros usuarios de Jabber sin problemas
• Además, un usuario de Jabber puede enviar fácilmente su pantalla a otro usuario
• La integración con Microsoft permite realizar llamadas fácilmente basadas en la libreta de direcciones de Outlook

4. Rocket.Chat

Autoproclamada como «la plataforma de comunicación definitiva», Rocket.Chat basa su apodo en el hecho de que se trata de un software de código abierto que tiene un número ilimitado de integraciones con todo tipo de aplicaciones. Es posible realizar estas integraciones con servicios basados en la nube o plataformas de redes sociales. Y si bien esto puede parecer una solución contraproducente para la colaboración en equipo, Rocket.Chat también permite la colaboración centralizada.

La mayor ventaja de esta herramienta en particular es que es extremadamente personalizable con una inclusividad perfecta cuando se trata de otras plataformas. Y al ser de código abierto, es una herramienta bastante ingeniosa en esta lista para DevOps y para la captación de clientes. Además, Rocket.Chat cuenta con 28 000 desarrolladores que trabajan en su hoja de ruta.

Características principales de Rocket.Chat:

1. @mentions están disponibles para particulares y anuncios
2. Soporta llamadas de voz y vídeo, además de compartir pantalla
3. La herramienta puede gestionar los mensajes directos entre varios usuarios
4. Es posible acceder a un panel de participación para comprobar la forma en que los usuarios interactúan con la aplicación

Ventajas de Rocket.Chat:

• La herramienta es muy segura, con un paso de verificación adicional antes de realizar acciones específicas
• Admite la traducción de mensajes a través de MS Translate para cerrar las brechas de comunicación externas e internas
• Puede ordenar las conversaciones en función de la última actividad o en orden alfabético
• La herramienta está disponible para su uso en computadoras de escritorio, web y dispositivos móviles

Contras de Rocket.Chat:

• En comparación con otras alternativas de Microsoft Teams, la interfaz no es tan fácil de usar
• En comparación con otras alternativas de Microsoft Teams, las aplicaciones móviles carecen del mismo nivel de funcionalidad
• Las notificaciones de lectura en el escritorio no se reflejan en el móvil

Rocket.Chat ofrece un plan gratuito, mientras que los planes de pago comienzan en 3 dólares por usuario al mes, de forma anual.

5. Google Workspace

Espacio de trabajo de Google fusionó todos los productos empresariales anteriores de Google en una sola plataforma. Esta alternativa concreta de Microsoft Teams ofrece muchas funciones útiles, como videoconferencias, chats individuales y grupales, un calendario incorporado, etc. Como utiliza el conjunto de productos de Google con los que la mayoría de la gente ya está familiarizada, la incorporación a Google Workspace es relativamente sencilla y fluida. Además, Google Meet está totalmente integrado con Google Workspace, lo que hace que las reuniones propiamente dichas sean bastante fáciles de gestionar.

Básicamente, a través del simple chat de Google, los usuarios pueden acceder fácilmente a todos los demás productos de Google:

• Google Meet
• Google Docs
• Google Drive
• Calendario de Google
• Formularios de Google
  
  

Características principales de Google Workspace:

1. La colaboración con colegas es más sencilla con un @mention en todos los espacios de trabajo de Google (documentos, presentaciones, hojas de cálculo, etc.)
2. Permite compartir archivos y crear encuestas de manera eficiente, incluso en reuniones en vivo
3. Gracias a la integración de Jamboard y Meet, es mucho más sencillo para todos intercambiar ideas juntos
4. El acceso al correo electrónico es rápido, fácil y sencillo
5. Google Meet Hardware Series One permite reuniones sin contacto
   
   

Ventajas de Google Workspace:

• Integración total con Gmail, utilizada por aproximadamente 1.800 millones de personas en todo el mundo, lo que representa el 43% de todo el mercado de servicios de correo electrónico
• Ofrece funciones similares a las de las alternativas de plataforma considerablemente más caras (como la pizarra digital)
  
  

Contras de Google Workspace:

• Es posible que las integraciones disponibles no sean tan potentes como las de MS (por ejemplo, MS Word todavía se considera más potente en comparación con Google Docs)
• El paquete básico no tiene todas las funciones necesarias, como la moderación de reuniones, la grabación de videollamadas y el levantamiento de manos

Los planes de Google Workspace comienzan en 5,3$ por usuario al mes para Business Starter.

6. Slack

Una de las alternativas más conocidas de Microsoft Teams es, sin duda Slack. Como era de esperar, Slack cuenta con todas las funciones principales que también tiene MS Teams, desde la mensajería canalizada en tiempo real y las videollamadas hasta el uso compartido de archivos y pantallas. Además de las potentes funciones, la popularidad de Slack también radica en su facilidad de uso y en su experiencia de usuario sencilla pero intuitiva. Además, Slack ofrece una excelente conexión en lo que respecta a los flujos de trabajo empresariales, ya que cuenta con uno de los mayores ecosistemas de integración disponibles (más de 2000 aplicaciones).

Características principales de Slack:

1. En comparación con Microsoft Teams, con alrededor de 600 integraciones, Slack ofrece más de 2400
2. Incluso con la versión gratuita de Slack, los usuarios pueden compartir archivos de hasta 5 GB, mientras que Microsoft Teams limita el uso compartido de archivos a 2 GB
3. Las publicaciones de Slack imitan un documento de texto completo, ya que los miembros del equipo pueden compartir documentos con formato completo y editarlos de uno en uno
4. Slack ofrece opciones predefinidas en lo que respecta a la personalización de colores y temas.
5. Junto con una integración eficiente de las listas de tareas pendientes, los usuarios pueden añadir una estrella a sus mensajes, lo que permite ver más fácilmente los elementos destacados y configurar los recordatorios para estas tareas/mensajes/archivos

Ventajas de Slack:

• La herramienta cuenta con un práctico intercambio de archivos mediante arrastrar y soltar
• La versión gratuita de Slack ofrece videollamadas individuales ilimitadas
• Admite el reenvío de correo electrónico a una persona o a un canal con mensajes y archivos adjuntos

Contras de Slack:

• En la versión gratuita, los usuarios están limitados a buscar solo los 10.000 mensajes más recientes.
• Solo el plan Enterprise Gold ofrece funciones que cumplen con la HIPAA
• La organización de reuniones está limitada a un máximo de 15 participantes

Slack ofrece una versión gratuita, mientras que los planes de pago comienzan en 8$ por usuario al mes.

7. Lo más importante

Lo más importante es otra alternativa de Microsoft Teams de código abierto que considera que su popularidad se debe a su gran seguridad, flexibilidad y confiabilidad. Es posible utilizar Mattermost como una plataforma autohospedada. Si bien carece de algunas funciones que tienen otras plataformas de la lista, como el calendario o las conferencias de video y voz, es una solución bastante ingeniosa para los desarrolladores.

Dicho esto, la plataforma admite la integración con cientos de herramientas y flujos de trabajo adecuados para DevOps. Además, incluso el plan autohospedado es más económico que otras alternativas de Microsoft Teams, aunque admite la colaboración en caso de incidentes y los roles de usuario avanzados.

Características clave de Mattermost:

1. Dado que es una opción económica, las empresas con 1000 usuarios pueden ahorrar hasta un 28%
2. Gracias al software de código abierto, Mattermost permite a los equipos personalizar su flujo de trabajo
3. El chat de equipo permite enviar mensajes grupales e individuales, con un rico formato Markdown y compatibilidad con varios idiomas
4. Es posible establecer alertas personalizadas que permitan a los usuarios realizar un seguimiento de sus palabras clave y canales favoritos.
5. Mattermost admite una sólida base de datos de administración con informes, comportamiento de los usuarios, monitoreo del rendimiento y del sistema, y más

Ventajas de Mattermost:

• Esta plataforma admite 16 idiomas
• Ofrece funciones de productividad para los desarrolladores, como el formato Markdown enriquecido y el resaltado de la sintaxis del código
• Mattermost tiene complementos prediseñados para Jira, GitLab y Jenkins

Contras de Mattermost:

• No hay ninguna función que admita conferencias de audio y vídeo
• Para configurarlo, es necesario poseer algunos conocimientos técnicos
• Mattermost no ofrece compartir pantalla

Mattermost tiene un plan gratuito que es adecuado para equipos pequeños, mientras que los planes de pago comienzan en 3,25 USD por usuario y mes (se facturan anualmente).

Conclusión

Microsoft Teams no es del agrado de todo el mundo y eso está perfectamente bien. Después de todo, como se desprende de la lista anterior, hay muchas alternativas gratuitas a Microsoft Teams que también vienen con sus propios planes de pago únicos, lo que permite que tu empresa prospere de forma remota al elegir y personalizar tu flujo de trabajo como mejor se adapte a tus necesidades.

La colaboración eficaz en equipo es imprescindible, independientemente del tamaño de su empresa. Además, las herramientas de colaboración en equipo han adquirido aún más importancia desde que muchos equipos han decidido pasarse al trabajo remoto. Por lo tanto, es crucial encontrar una plataforma de colaboración digital que satisfaga tus necesidades y tu presupuesto de la manera más eficiente posible.

Esperamos que encuentres todo lo que necesitas para mejorar el flujo de trabajo y la comunicación de tu equipo en las alternativas de MS Teams que hemos decidido presentar. Creemos que estas son las mejores opciones que pueden llevar con éxito sus operaciones diarias y sus negocios en general a un nivel completamente nuevo.