Las mejores herramientas de videoconferencia para pequeñas empresas en 2023

¿Qué quieres decir con videoconferencia?

El software de videoconferencia se refiere a la tecnología que permite a personas en diferentes lugares celebrar reuniones cara a cara sin necesidad de estar físicamente en el mismo lugar. Es diferente de una simple videollamada, que generalmente implica una conversación entre dos personas. La videoconferencia puede involucrar a varios participantes y ofrece funciones que son útiles en el contexto de una reunión grupal.

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Ventajas de la videoconferencia

La videoconferencia ofrece numerosos beneficios, especialmente en un mundo en el que el trabajo remoto y la colaboración global son cada vez más comunes. Estas son algunas de las principales ventajas:

1. Reducción del tiempo y los costos de viaje: La videoconferencia elimina la necesidad de viajar para celebrar reuniones presenciales, lo que ahorra tiempo y dinero en pasajes aéreos, alojamiento, comidas y otros gastos relacionados con los viajes.
2. Mayor productividad y eficiencia: Las reuniones se pueden llevar a cabo en cualquier momento y los participantes pueden unirse desde cualquier lugar, lo que elimina el tiempo de inactividad asociado con los viajes y permite una toma de decisiones más rápida.
3. Comunicación mejorada: La videoconferencia permite una comunicación más personalizada y directa en comparación con las llamadas telefónicas o los correos electrónicos. Las señales visuales y el lenguaje corporal pueden mejorar la comprensión y la interacción.
4. Flexibilidad mejorada: Los participantes pueden unirse a una videoconferencia desde cualquier dispositivo, como un ordenador, una tableta o un teléfono inteligente, y desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que la hace accesible y cómoda.
5. Mejor equilibrio entre la vida laboral y personal: Al reducir la necesidad de viajar y permitir el trabajo remoto, las videoconferencias pueden ayudar a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal y a reducir el estrés de los empleados.
6. Escalabilidad: La videoconferencia puede adaptarse a reuniones pequeñas o ampliarse para reuniones más grandes, lo que la convierte en una solución versátil para diferentes necesidades de comunicación.
7. Trabajo en equipo mejorado: Las videoconferencias periódicas pueden ayudar a los equipos remotos a sentirse más conectados y fomentar una mejor colaboración y trabajo en equipo desde múltiples ubicaciones.
8. Ecológico: Al reducir la necesidad de viajar, las videoconferencias ayudan a reducir las emisiones de carbono, lo que contribuye a la sostenibilidad ambiental.
9. Grabación y reproducción: Algunas herramientas de videoconferencia, como Cigüeña, permiten que las reuniones se graben y compartan para consultarlas en el futuro, lo que puede resultar útil para quienes no pudieron asistir o necesitan volver a visitar la discusión.
10. Compartir y colaborar: Las plataformas modernas de videoconferencia suelen incluir funciones que mejoran la colaboración, como el uso compartido de la pantalla, la edición de documentos en tiempo real, las pizarras interactivas y las herramientas de votación.

Usos de la videoconferencia

La videoconferencia es una herramienta vital que tiene una variedad de casos de uso en varios sectores. Estos son algunos casos de uso:

Trabajo remoto: Permite a los empleados comunicarse entre sí, asistir a reuniones y colaborar en proyectos desde diferentes ubicaciones.

Educación: Se utiliza en el aprendizaje electrónico, las aulas virtuales y la educación a distancia, lo que permite a los estudiantes asistir a clases y participar en los debates en clase sin estar presentes físicamente.

Asistencia sanitaria: Permite las consultas de telesalud, donde los pacientes pueden comunicarse con los profesionales de la salud desde su casa. Además, puede facilitar las reuniones entre profesionales de la salud en diferentes lugares.

Reclutamiento: Permite a los reclutadores realizar entrevistas de trabajo con candidatos que no pueden asistir físicamente durante el proceso de contratación. También ayuda a los reclutadores a llegar a un grupo más amplio de candidatos.

Reuniones de negocios: Permite a las empresas celebrar reuniones con clientes, socios o equipos en diferentes ubicaciones. Esto reduce el tiempo y los costos de viaje.

Seminarios web: Permite a los presentadores llegar a un público más amplio. Los asistentes pueden participar en el seminario web sin tener que viajar a un lugar físico.

Procedimientos judiciales: Se utiliza en las salas de audiencias para audiencias virtuales, testimonios de testigos o consultas entre abogado y cliente.

Demostraciones de ventas: Permite a los equipos de ventas demostrar productos o servicios a clientes potenciales de forma remota.

Atención al cliente: Se usa para brindar atención al cliente cara a cara, donde un agente de soporte puede guiar al cliente a través de los pasos de solución de problemas.

Formación y desarrollo: Facilita las sesiones de formación en línea, en las que los empleados o los estudiantes pueden aprender nuevas habilidades o mejorar sus conocimientos.

Participación de la comunidad: Permite a las organizaciones gubernamentales o sin fines de lucro conectarse con los miembros de la comunidad y discutir varios temas.

Uso personal: ayuda a los familiares y amigos a mantenerse conectados, especialmente cuando se encuentran en diferentes áreas geográficas.

Eventos virtuales: Se puede utilizar para organizar conferencias virtuales, ferias comerciales y otros eventos, con el fin de llegar a una audiencia mundial.

Terapia y asesoramiento: Los terapeutas pueden ofrecer sesiones de forma remota, lo que puede ser beneficioso para las personas que no pueden viajar o que se sienten más cómodas recibiendo apoyo en sus propios hogares.

Auditoría remota: Los auditores pueden comprobar los estados financieros y los procedimientos de una empresa de forma remota, lo que ahorra tiempo y costes de viaje.

Bienes raíces: Los agentes inmobiliarios pueden mostrar las propiedades de forma virtual a posibles compradores o inquilinos, lo que proporciona una forma fácil y cómoda de ver varias propiedades.

Recuerde que el uso de la videoconferencia evoluciona continuamente y se descubren nuevos casos de uso a medida que la tecnología sigue avanzando.

¿Cuáles son las desventajas de una videoconferencia?

Si bien las videoconferencias se han vuelto esenciales en muchos sectores, tienen ciertas desventajas:

Problemas técnicos: Los problemas de conectividad a Internet, las fallas de software, los problemas de hardware y otros problemas técnicos pueden interrumpir las videoconferencias. La mala calidad de vídeo o audio también puede impedir la comunicación, independientemente de las soluciones de videoconferencia que se utilicen.

Falta de interacción personal: Las videoconferencias no pueden reproducir completamente las interacciones cara a cara. Es posible que se pasen por alto las señales no verbales y puede resultar más difícil establecer una buena relación y establecer relaciones.

Sin contacto visual: Meta está intentando resolver este problema con sus auriculares Oculus más recientes, pero en general es imposible mirar a la cámara mientras se mantiene un contacto visual directo con otras personas. Ningún otro hardware de videoconferencia resuelve este problema en la actualidad.

Diferencias de zona horaria: Coordinar una videoconferencia en diferentes zonas horarias puede resultar difícil y puede generar horarios incómodos para algunos participantes.

Preocupaciones de seguridad: Existen posibles riesgos de acceso no autorizado o de violaciones de datos, especialmente si la plataforma de videoconferencia no es segura.

Dificultades en la multitarea: Gestionar varias tareas durante una videollamada puede resultar más difícil que en una reunión presencial. Compartir la pantalla, gestionar a los participantes y gestionar los problemas técnicos, todo ello sin dejar de mantener el flujo de la reunión, puede ser una tarea ardua.

Participación limitada: Es posible que algunos participantes tengan dificultades para participar en el debate debido al formato, especialmente en las videoconferencias de grupos más grandes.

Fatiga: La «fatiga del zoom» o la «fatiga de las videoconferencias» se ha convertido en un fenómeno reconocido, ya que las personas encuentran agotadoras las videollamadas largas o numerosas.

Dependencia del equipo: Los participantes necesitan un dispositivo con cámara y micrófono y una conexión a Internet estable. Esto puede ser un obstáculo para algunas personas.

Falta de control: En una sala de reuniones física, es más fácil controlar el entorno. En una videoconferencia, los participantes pueden estar en entornos ruidosos o concurridos, lo que puede provocar distracciones.

Problemas de accesibilidad: Para las personas con ciertas discapacidades, las videoconferencias pueden plantear desafíos específicos.

Si bien estas son posibles desventajas, muchas pueden mitigarse con una buena planificación, el equipo adecuado, los dispositivos con capacidad de vídeo y una sólida plataforma de videoconferencia.

Tendencias en videoconferencias

La mayoría de las soluciones de videoconferencia que se muestran a continuación se crearon en la era anterior a la pandemia y son una excelente tecnología de videoconferencia para las operaciones empresariales laborales prehíbridas. Entramos en 2023 y ahora necesitamos sistemas de videoconferencia basados en la asincronía y la inteligencia artificial para que las grabaciones y las reproducciones estuvieran disponibles para quienes no podían participar en una videoconferencia por diversos motivos (zonas horarias, mucha gente, etc.).

¿Google Meet es mejor que Zoom?

Google Meet y Zoom son herramientas de videoconferencia populares y cada una tiene sus puntos fuertes. La elección entre las dos suele depender de tus necesidades y preferencias específicas. He aquí una comparación de las dos:

Facilidad de uso: Ambas plataformas son relativamente fáciles de usar, pero algunas personas consideran que Google Meet es más sencillo debido a su integración con otros productos de Google. Si tu organización ya usa Google Workspace (anteriormente G Suite), esta integración puede resultar muy práctica.

Duración de la reunión: Para las cuentas gratuitas, Google Meet ofrece 60 minutos por reunión, mientras que Zoom limita las reuniones a 40 minutos si hay más de dos participantes.

Número de participantes: Para las versiones gratuitas, Zoom permite hasta 100 participantes y Google Meet también permite hasta 100.

Características: Zoom suele tener más funciones en comparación con Google Meet. Por ejemplo, Zoom ofrece una amplia variedad de fondos virtuales, salas para grupos pequeños (aunque Google Meet también ha añadido esta función), una función de sala de espera y controles de reuniones más avanzados.

Seguridad: Ambas plataformas han mejorado significativamente su seguridad en los últimos años. Zoom se enfrentó a algunos problemas de seguridad a principios de 2020, pero desde entonces ha implementado el cifrado de extremo a extremo y ha mejorado la configuración de privacidad. Google Meet también utiliza el cifrado y tiene la ventaja del marco de seguridad establecido por Google.

Fijación: Tanto Zoom como Google Meet ofrecen versiones gratuitas de sus plataformas. Para acceder a las funciones premium, tendrás que pagar. El precio es comparable, pero las funciones que se ofrecen en cada plan pueden variar, por lo que vale la pena comprobar los detalles.

En general, Google Meet puede ser una mejor opción para las organizaciones que ya utilizan en gran medida los productos de Google, mientras que Zoom puede ser preferible para aquellas que necesitan funciones más avanzadas.

¿Qué pasa si pasas más de 40 minutos usando Zoom gratis?

El plan gratuito de Zoom incluye un límite de 40 minutos para las reuniones grupales (es decir, reuniones con un total de tres o más participantes). Si la reunión alcanza el límite de 40 minutos, la reunión finalizará y los participantes quedarán desconectados.

Sin embargo, el anfitrión puede iniciar una nueva reunión e invitar a todos los participantes a volver a unirse. No hay límite en cuanto al número de reuniones nuevas que un anfitrión puede iniciar, pero cada nueva reunión con tres o más participantes volverá a estar sujeta al límite de 40 minutos.

Por el contrario, las reuniones individuales entre dos personas no están sujetas al límite de 40 minutos y pueden durar indefinidamente.

¿Cuánto duran las reuniones de videoconferencia gratuitas de Google?

La versión gratuita de Google Meet permite reuniones de hasta 60 minutos de duración. Una vez transcurrido el límite de 60 minutos, la reunión finalizará.

Sin embargo, durante la pandemia de la COVID-19, Google amplió temporalmente este límite de tiempo para permitir reuniones de hasta 24 horas para las cuentas gratuitas. El objetivo era facilitar el trabajo y el aprendizaje a distancia durante la pandemia. Esa prórroga finalizó en junio de 2023.

¿Cuál es la herramienta de videoconferencia más popular?

Varias herramientas de videoconferencia fueron populares debido a sus diversas funciones, accesibilidad e interfaces fáciles de usar. Entre ellas se incluyen:

1. Zoom: Esto se hizo excepcionalmente popular durante la pandemia de COVID-19. Es conocido por su facilidad de uso, vídeo y audio en alta definición y por funciones como salas para grupos pequeños, pantalla compartida y la capacidad de alojar hasta 1000 participantes y 49 vídeos en pantalla.
2. «Llama a mi enlace» de Stork feature es uno de los mejores programas de videoconferencia para videoconferencias grupales que requieren grabar video y compartir archivos sobre la marcha. Las grabaciones de las reuniones se crean, resumen y transcriben automáticamente con IA.
3. Equipos de Microsoft: Esto se usa ampliamente en organizaciones que ya utilizan el conjunto de herramientas de productividad de Microsoft. Ofrece integraciones sólidas con Microsoft 365 y permite organizar reuniones muy grandes.
4. Google Meet: Integrado con Google Workspace, Google Meet es popular tanto en entornos educativos como corporativos. Es conocido por su sencillez e integración con las aplicaciones de Google.
5. Cisco Webex: Se trata de una plataforma bien establecida con funciones sólidas dirigidas a grandes empresas. Es conocida por su sólida seguridad y sus avanzadas opciones de reuniones.
6. Skype: Skype, propiedad de Microsoft, se usa comúnmente para reuniones más pequeñas, llamadas sociales e incluso llamadas telefónicas internacionales. Skype for Business ha sido reemplazado por Microsoft Teams para su uso en grandes empresas.
7. Ir a la reunión: Esta es una herramienta fácil de usar con funciones sólidas, popular entre muchas empresas.
8. Vaqueros azules: Conocido por su buena calidad de audio y vídeo y por su compatibilidad con una variedad de dispositivos.
9. Slack: Si bien es principalmente una herramienta de colaboración en equipo, Slack también ofrece funciones de videoconferencia.

La herramienta «más popular» puede variar según el contexto específico (por ejemplo, uso corporativo, educativo, uso personal) y la ubicación geográfica. Algunas plataformas pueden ser más populares en ciertos sectores o regiones en función de factores como los precios, las funciones o la integración con otras herramientas. Elige siempre la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades y circunstancias específicas.

¿Cuál es la mejor videoconferencia gratuita sin límite de tiempo?

Hay varios servicios de videoconferencia gratuitos, aunque la mayoría impone algún tipo de límite de tiempo o de participantes. Sin embargo, algunas opciones destacadas incluyen:

1. «Llama a mi enlace» de Stork: Gratis, sin límite para uso personal y empresarial. Impulsado por la tecnología de videoconferencia de inteligencia artificial con herramientas de colaboración para la grabación de reuniones. La pantalla compartida, el mejor vídeo y el audio de alta calidad la convierten en una opción de conferencia web sencilla para los trabajadores remotos.
2. Conoce a Jitsi: Se trata de una plataforma de código abierto que no impone ningún límite de tiempo a sus reuniones. Es de uso gratuito, no requiere ninguna cuenta para iniciar una reunión e incluye funciones como compartir la pantalla y chatear.
3. Skype: Para uso personal, Skype no tiene un límite de tiempo para las videoconferencias. Admite hasta 100 participantes, pero no tiene función de grabación.
4. Equipos de Microsoft: La versión gratuita de Microsoft Teams tiene un generoso límite de 24 horas por reunión.
5. Zoom: Si bien Zoom tiene un límite de 40 minutos para las reuniones con tres o más participantes en el plan gratuito, permite tiempo ilimitado para las reuniones individuales. Un audio nítido sin retrasos en el sonido y la descompresión de los códecs ayudan a organizar reuniones eficientes en entornos de trabajo remotos.
6. Google Meet: Durante la pandemia de la COVID-19, Google Meet permitió temporalmente a los usuarios gratuitos organizar reuniones de hasta 24 horas. Sin embargo, a partir de septiembre de 2021, tenían previsto volver al límite de 60 minutos.

Cada una de estas plataformas tiene características y ventajas diferentes, por lo que la «mejor» opción dependerá de tus necesidades específicas.

¿Cuál es la forma más fácil de realizar videoconferencias?

La forma más fácil de llevar a cabo una videoconferencia puede depender de las herramientas y los recursos que ya tenga disponibles, así como de su comodidad con la tecnología. Estos son algunos pasos sencillos para usar varias plataformas populares:

Zoom:

1. Cree una cuenta de Zoom.
2. Haga clic en «Organizar una reunión» en la parte superior derecha de la página de inicio.
3. Elige si quieres activar o desactivar el vídeo.
4. Invite a los participantes haciendo clic en «Invitar» en la parte inferior de la pantalla y, a continuación, enviando el enlace de la reunión por correo electrónico u otras plataformas de mensajería.

Stork's Call My Link:

1. Crea una cuenta Stork (gratis).
2. Haz clic en «Call My Link» en la parte superior izquierda del espacio de trabajo.
3. Call My Link es la URL permanente de su videoconferencia.
4. Invite a los participantes enviando la URL «Call My Link» por correo electrónico u otras plataformas de mensajería.

Google Meet:

1. Si tienes una cuenta de Google, ve a Google Calendar y crea un evento nuevo.
2. Haz clic en «Añadir videoconferencias de Google Meet».
3. Invita a los huéspedes añadiendo sus direcciones de correo electrónico.
4. Guarda el evento. El enlace de la reunión se enviará a los invitados.

Equipos de Microsoft:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Teams (que forma parte de Microsoft 365).
2. Haz clic en el botón «Reunirse» en cualquier chat para iniciar una reunión.
3. Comparta el enlace «Unirse a la reunión de Microsoft Teams» con otras personas.

Skype:

1. Si tienes una cuenta de Skype, solo tienes que hacer clic en «Reunirse ahora».
2. Esto creará un enlace de reunión que podrás compartir con otras personas, incluso si no tienen Skype.

Independientemente de la plataforma, asegúrese de tener una conexión a Internet estable y un entorno tranquilo. Además, compruebe la configuración de la cámara web y el micrófono antes de que comience la reunión para evitar problemas técnicos.

Sistemas de videoconferencia: grabación

En el entorno empresarial actual, los sistemas de videoconferencia como «Llama a mi enlace» de Stork se han convertido en herramientas indispensables. Las videollamadas no solo ayudan a quienes no pueden estar presentes en las reuniones, sino que también ayudan a recopilar y evaluar la información para consultarla en el futuro. Para ello, el software de videoconferencias «Call My Link» de Stork ofrece una función inestimable: la posibilidad de grabar y transcribir automáticamente y de forma gratuita todas las videoconferencias. Estas reuniones grabadas se pueden compartir luego con colegas o compañeros, lo que promueve una mayor comprensión y colaboración. Además de su utilidad, todas estas grabaciones se almacenan de forma segura en los servicios basados en la nube de Stork, lo que proporciona un archivo accesible y organizado de todas las conversaciones anteriores.

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